Comunicação automática ao SIBA-SEF para Alojamento Local

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin

A multa por não comunicar o boletim de alojamento ao SEF para cada entrada de um hóspede pode ir de 100€ a 2000€. Possivelmente, alguns alojamentos não o enviam a tempo e horas devido à burocracia envolvida. Claro que os grandes hotéis têm ferramentas que fazem esta comunicação de forma automática, sem papéis e sem ir ao portal SIBA-SEF, uma espécie de via-verde disponível para todos mas na realidade só acessível a alguns.

Neste tutorial, explicamos como criar a sua própria ferramenta de envio automático ao SEF, através de uma folha de Excel que adaptámos e de um simples formulário online.

Funciona da seguinte forma:
  • Cada hóspede preenche um formulário online.
  • Os dados ficam registados na folha de cálculo.
  • No dia a seguir ao check-in a folha de cálculo pode enviar automaticamente os dados ao SEF, sem atrasos ou preocupações
O que necessita para não ir ao SIBA-SEF?
  • Uma conta de Gmail (exemplo@gmail.com) porque vamos usar as ferramentas Google Spreadsheet (folha de cálculo/excel) e um Google Form (formulário). Criar uma conta Gmail é fácil e grátis.
  • 10 minutos do seu tempo para pôr tudo a funcionar.
  • Teremos que enviar um email ao SEF (siba@sef.pt) a pedir a alteração ao método de envio do boletim de alojamento para “Web service”, mencionando o NIF associado ao alojamento. Deve demorar 24 horas a obter a resposta.

Faça você mesmo

Depois de criar uma conta de Gmail vai ter acesso à Google Drive, onde se pode gravar todo o tipo de ficheiros na cloud. A sua “My Drive” deverá estar agora vazia.

Os passos que vamos dar são:
  • Fazer uma cópia da Google Spreadsheet que preparámos para si.
  • Perceber como é que o formulário funciona.
  • Perceber como é que a folha de cálculo funciona.
  • Enviar um boletim de alojamento pela primeira vez.
1º Passo: Copiar a folha de cálculo

Vá a esta folha de cálculo e depois copie-a para a sua “Drive”. Basta ir à barra do menu, clicar “Ficheiro” e depois “Fazer cópia”, tal como no exemplo em cima.

2º Passo: Perceber como é que o Formulário SEF Funciona

Na sua Drive vai ter então 2 ficheiros novos:

  • uma cópia da folha de cálculo
  • uma cópia do formulário com os campos necessários para o envio ao SEF. O formulário já estava criado e ligado à folha de cálculo original, por isso é que aparece aqui esta cópia.
3º Passo: Perceber o formulário

Para aceder ao formulário vá à sua Google Drive e clique no Google Form.

Como no exemplo em baixo, ao clicar neste questionário vai ter à sua versão editável.

Dica extra: pode aceder ao questionário directamente da folha de cálculo. Dentro da spreadsheet, vá à barra do menu e clique em “Formulário” e depois em “Editar Formulário”

É aqui que pode costumizá-lo, adicionando novas perguntas, alterando o texto de introdução, etc. Cuidado em não alterar a ordem das primeiras 12 perguntas, que são as obrigatórias para envio ao SEF.

Ao carregar no ícone do olho, no topo, vai poder aceder à pré-visualização do formulário que os hóspedes vão preencher.

Na parte editável do formulário clique em “Enviar” para poder aceder ao link de partilha deste questionário.

Dica extra: podemos aproveitar para perguntar aos hóspedes alguma informação relevante na hora do check-in: qual a estimativa da hora de chegada, número do voo, algum pedido especial. Adicione estas perguntas no fim do formulário, numa secção diferente e que seja de resposta opcional.

Idealmente, queremos partilhar o questionário com os nossos hóspedes atráves do botão “SEND” mas isso pode ser uma tarefa complicada. Por exemplo, o Airbnb bloqueia links nas mensagens. Recomendamos que possa colocar este link na parte das Instruções da Casa, disponível para os hóspedes juntamente com outra informação da casa.

Coloque no Manual da Casa o questionário para o SEF
3º Passo: Perceber a Folha de Cálculo

A folha de cálculo está organizada em 2 folhas: Form Responses e Perfil.

Nesta folha estão as respostas dos hóspedes. Quando se completa o formulário, uma linha é adicionada automaticamente a esta folha, representando uma entrada no seu alojamento.

Dica extra: se desejar, pode receber uma notificação assim que um hóspede preencher o questionário. No menu da folha de cálculo, vá a “Ferramentas” e depois clique em “Regras de notificação”.

As primeiras 12 colunas têm a informação obrigatória para enviar ao SEF.

Na primeira coluna está o estado de envio caso a linha seja enviada.

No exemplo lê-se “SIM”, ou seja, os dados deste hóspede foram enviados porque chegámos à data de check-in. A linha também será colorida a verde caso a informação tenha sido enviado com sucesso ou a vermelho, caso contrário.

Perfil

Na segunda folha deverão estar os dados do seu alojamento. A folha de cálculo está preparada para enviar informação relativa a um só alojamento.

Mais em baixo, poderá ver a opção de “Envio periódico ao SEF automático”, assim como a opção manual.

Ou seja, se esta opção automática estiver em “ON”, a folha de cálculo todos os dias analisa as respostas do formulário e envia os dados ao SIBA SEF quando a data de check-in for anterior à actual.

5º Passo: Implementar
  • Adicionar os nossos dados na folha “Perfil”
  • Enviar um email ao SEF (siba@sef.pt) a pedir a alteração ao método de envio do boletim de alojamento para “Web service”, mencionando o NIF associado ao alojamento. Deve demorar 24 horas a obter a resposta.”
  • Preparar o link simplificado do formulário para dar aos nossos hóspedes
  • Experimentar o sistema com 1 hóspede que já tenha feito check-in.
  • Depois do formulário ser preenchido e das respostas figurarem na nossa folha de cálculo, enviar manualmente os dados clicando no botão “Clique para enviar ao SEF agora” na folha “Perfil”.
  • Se a linha ficar verde e a primeira coluna tiver “SIM” é porque tudo está a funcionar bem. Parabéns! Enviou a seu primeiro boletim de alojamento ao SIBA de forma automática.
  • Colocar a opção de “Envio periódico ao SEF automático” em “ON”.

Cuidados importantes:

  • não trocar a ordem das folhas de cálculo Perfil ou Form Responses.
  • não adicionar campos ao questionário antes das perguntas obrigatórias para o SEF nem à folha de cálculo

Esta ferramenta é uma forma barata e rápida de poupar tempo (seu e dos hóspedes) e melhorar o processo de entrega do boletim de alojamento do SIBA-SEF.

5 thoughts on “Comunicação automática ao SIBA-SEF para Alojamento Local

  1. Boa tarde Equipa Homeit,

    estou a ter problemas ao comunicar os boletins através desta ferramenta.
    Deste dia 23 de Junho que as linhas ficam vermelhas mas os dados não são enviados (e não também não recebo o habitual email de confirmação ou de erro do SEF).
    Liguei ao SEF e eles dizem que do lado deles está tudo bem.

    Sabem o que se passa?

    Obrigado,

    Gonçalo

  2. Bom dia, tenho usado esta vossa ferramenta ha já um ano mas, de repente parece que deixou de fazer o envios ao SEF. Reconhecem alguma razão para tal ter sucedido? (nota: não alterei ordem do formulário nem algum aspecto relativo á ferramenta, simplesmente não faz a comunicação.) Obrigada.

    1. Boa tarde Sofia, sei que já está resolvido porque contactou-nos através do site. Nós fizemos uma alteração ao código que está por detrás da sua folha de cálculo para aumentar a privacidade dos dados e adicionar robustez.

      Para resolver, foi necessário ir a menu Ferramentas -> Editor de Script e substituir o código que vê por este aqui.

      Obrigado!

Deixar uma resposta