Comunicação automática ao SIBA-SEF para Alojamento Local

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A multa por não comunicar o boletim de alojamento ao SEF para cada entrada de um hóspede pode ir de 100€ a 2000€. Possivelmente, alguns alojamentos não o enviam a tempo e horas devido à burocracia envolvida. Claro que os grandes hotéis têm ferramentas que fazem esta comunicação de forma automática, sem papéis e sem ir ao portal SIBA-SEF, uma espécie de via-verde disponível para todos mas na realidade só acessível a alguns.

Neste tutorial, explicamos como criar a sua própria ferramenta de envio automático ao SEF, através de uma folha de Excel que adaptámos e de um simples formulário online.

Funciona da seguinte forma:
  • Cada hóspede preenche um formulário online.
  • Os dados ficam registados na folha de cálculo.
  • No dia a seguir ao check-in a folha de cálculo pode enviar automaticamente os dados ao SEF, sem atrasos ou preocupações
O que necessita para não ir ao SIBA-SEF?
  • Uma conta de Gmail (exemplo@gmail.com) porque vamos usar as ferramentas Google Spreadsheet (folha de cálculo/excel) e um Google Form (formulário). Criar uma conta Gmail é fácil e grátis.
  • 10 minutos do seu tempo para pôr tudo a funcionar.
  • Teremos que enviar um email ao SEF (siba@sef.pt) a pedir a alteração ao método de envio do boletim de alojamento para “Web service”, mencionando o NIF associado ao alojamento. Deve demorar 24 horas a obter a resposta.

Faça você mesmo

Depois de criar uma conta de Gmail vai ter acesso à Google Drive, onde se pode gravar todo o tipo de ficheiros na cloud. A sua “My Drive” deverá estar agora vazia.

Os passos que vamos dar são:
  • Fazer uma cópia da Google Spreadsheet que preparámos para si.
  • Perceber como é que o formulário funciona.
  • Perceber como é que a folha de cálculo funciona.
  • Enviar um boletim de alojamento pela primeira vez.
1º Passo: Copiar a folha de cálculo

Vá a esta folha de cálculo e depois copie-a para a sua “Drive”. Basta ir à barra do menu, clicar “Ficheiro” e depois “Fazer cópia”, tal como no exemplo em cima.

2º Passo: Perceber como é que o Formulário SEF Funciona

Na sua Drive vai ter então 2 ficheiros novos:

  • uma cópia da folha de cálculo
  • uma cópia do formulário com os campos necessários para o envio ao SEF. O formulário já estava criado e ligado à folha de cálculo original, por isso é que aparece aqui esta cópia.
3º Passo: Perceber o formulário

Para aceder ao formulário vá à sua Google Drive e clique no Google Form.

Como no exemplo em baixo, ao clicar neste questionário vai ter à sua versão editável.

Dica extra: pode aceder ao questionário directamente da folha de cálculo. Dentro da spreadsheet, vá à barra do menu e clique em “Formulário” e depois em “Editar Formulário”

É aqui que pode costumizá-lo, adicionando novas perguntas, alterando o texto de introdução, etc. Cuidado em não alterar a ordem das primeiras 12 perguntas, que são as obrigatórias para envio ao SEF.

Ao carregar no ícone do olho, no topo, vai poder aceder à pré-visualização do formulário que os hóspedes vão preencher.

Na parte editável do formulário clique em “Enviar” para poder aceder ao link de partilha deste questionário.

Dica extra: podemos aproveitar para perguntar aos hóspedes alguma informação relevante na hora do check-in: qual a estimativa da hora de chegada, número do voo, algum pedido especial. Adicione estas perguntas no fim do formulário, numa secção diferente e que seja de resposta opcional.

Idealmente, queremos partilhar o questionário com os nossos hóspedes atráves do botão “SEND” mas isso pode ser uma tarefa complicada. Por exemplo, o Airbnb bloqueia links nas mensagens. Recomendamos que possa colocar este link na parte das Instruções da Casa, disponível para os hóspedes juntamente com outra informação da casa.

Coloque no Manual da Casa o questionário para o SEF
3º Passo: Perceber a Folha de Cálculo

A folha de cálculo está organizada em 2 folhas: Form Responses e Perfil.

Nesta folha estão as respostas dos hóspedes. Quando se completa o formulário, uma linha é adicionada automaticamente a esta folha, representando uma entrada no seu alojamento.

Dica extra: se desejar, pode receber uma notificação assim que um hóspede preencher o questionário. No menu da folha de cálculo, vá a “Ferramentas” e depois clique em “Regras de notificação”.

As primeiras 12 colunas têm a informação obrigatória para enviar ao SEF.

Na primeira coluna está o estado de envio caso a linha seja enviada.

No exemplo lê-se “SIM”, ou seja, os dados deste hóspede foram enviados porque chegámos à data de check-in. A linha também será colorida a verde caso a informação tenha sido enviado com sucesso ou a vermelho, caso contrário.

Perfil

Na segunda folha deverão estar os dados do seu alojamento. A folha de cálculo está preparada para enviar informação relativa a um só alojamento.

Mais em baixo, poderá ver a opção de “Envio periódico ao SEF automático”, assim como a opção manual.

Ou seja, se esta opção automática estiver em “ON”, a folha de cálculo todos os dias analisa as respostas do formulário e envia os dados ao SIBA SEF quando a data de check-in for anterior à actual.

5º Passo: Implementar
  • Adicionar os nossos dados na folha “Perfil”
  • Enviar um email ao SEF (siba@sef.pt) a pedir a alteração ao método de envio do boletim de alojamento para “Web service”, mencionando o NIF associado ao alojamento. Deve demorar 24 horas a obter a resposta.”
  • Preparar o link simplificado do formulário para dar aos nossos hóspedes
  • Experimentar o sistema com 1 hóspede que já tenha feito check-in.
  • Depois do formulário ser preenchido e das respostas figurarem na nossa folha de cálculo, enviar manualmente os dados clicando no botão “Clique para enviar ao SEF agora” na folha “Perfil”.
  • Se a linha ficar verde e a primeira coluna tiver “SIM” é porque tudo está a funcionar bem. Parabéns! Enviou a seu primeiro boletim de alojamento ao SIBA de forma automática.
  • Colocar a opção de “Envio periódico ao SEF automático” em “ON”.

Cuidados importantes:

  • não trocar a ordem das folhas de cálculo Perfil ou Form Responses.
  • não adicionar campos ao questionário antes das perguntas obrigatórias para o SEF nem à folha de cálculo

Esta ferramenta é uma forma barata e rápida de poupar tempo (seu e dos hóspedes) e melhorar o processo de entrega do boletim de alojamento do SIBA-SEF.

33 thoughts on “Comunicação automática ao SIBA-SEF para Alojamento Local

  1. Boa tarde Equipa Homeit,

    estou a ter problemas ao comunicar os boletins através desta ferramenta.
    Deste dia 23 de Junho que as linhas ficam vermelhas mas os dados não são enviados (e não também não recebo o habitual email de confirmação ou de erro do SEF).
    Liguei ao SEF e eles dizem que do lado deles está tudo bem.

    Sabem o que se passa?

    Obrigado,

    Gonçalo

      1. Bom dia! a mim tb me surgiu esse problema apesar de ate agora estar a funcionar muito bem! Quando tento ir ao Editor de Scrip surge esta mensagem: Sorry, unable to open the file at this time.

        Please check the address and try again.

        1. Olá Margarida, pode tentar abrir a sua spreadsheet em janela privada?

          Para poder ver os erros do Script peço-lhe que vá a Ferramentas -> Script Editor -> (no botão da spreadsheet dar instrucao para “Enviar ao SEF”) -> no Script Edtior fazer View -> Logs. Deverá ver um erro parecido com {“success”:false,”message”:”\”profile.pass\” must be a string”} – corrige-se formatando a célula onde está a Chave de Autenticação para texto (clique célula -> Format -> Text).

          Espero que possa ter ajudado.

          1. Ola Bernardo! Obrigada pela ajuda e pela ferramenta disponibilizada que tem sido uma ajuda importante!
            Segui as suas instruções e as mensagens de erro que me aparecem são para um doa alojamentos:
            [19-09-16 10:53:04:316 PDT] {“success”:false,”message”:”Não foi possível autenticar a Unidade Hoteleira”}
            [19-09-16 10:53:05:872 PDT] {“success”:false,”message”:”Não foi possível autenticar a Unidade Hoteleira”}
            [19-09-16 10:53:07:087 PDT] {“success”:false,”message”:”Não foi possível autenticar a Unidade Hoteleira”}
            [19-09-16 10:53:08:316 PDT] {“success”:false,”message”:”\”user.PlaceResidence\” length must be less than or equal to 30 characters long”}

            Para o outro alojamento:
            19-09-16 11:17:02:599 PDT] {“success”:false,”message”:”\”profile.nomeAbr\” length must be less than or equal to 15 characters long. \”user.ID\” must be a string”}
            [19-09-16 11:17:04:344 PDT] {“success”:false,”message”:”\”profile.nomeAbr\” length must be less than or equal to 15 characters long. \”user.ID\” must be a string”}

            Na celula “chave de ativação” selecionei Format e depois em número coloquei texto simples mas tb nada aconteceu

          2. Boa tarde Margarida,

            Para o primeiro alojamento, parece que existe um problema na parte de login – ou seja – pode ser que a Chave de Autenticação não esteja correcta, ou o NIPC, ou até o número da unidade hoteleira (que está por debaixo do NIPC). Pode confirmar? O outro erro “user.PlaceResidence length must be (…)” tem a ver com o que um dos campos que o hóspede preencheu que não poderá ter mais de 30 caracteres.

            Para o segundo alojamento: está a dar um problema com o tamanho do nome que deu ao alojamento, na folha “Perfil”, que não pode exceder 15 caracteres.

            Espero poder ter ajudado.

            Obrigado

  2. Bom dia, tenho usado esta vossa ferramenta ha já um ano mas, de repente parece que deixou de fazer o envios ao SEF. Reconhecem alguma razão para tal ter sucedido? (nota: não alterei ordem do formulário nem algum aspecto relativo á ferramenta, simplesmente não faz a comunicação.) Obrigada.

    1. Boa tarde Sofia, sei que já está resolvido porque contactou-nos através do site. Nós fizemos uma alteração ao código que está por detrás da sua folha de cálculo para aumentar a privacidade dos dados e adicionar robustez.

      Para resolver, foi necessário ir a menu Ferramentas -> Editor de Script e substituir o código que vê por este aqui.

      Obrigado!

  3. Boa noite! Eu comecei a usar esta spread mas não consigo enviar os dados para o SEF, será porque a estadia já passou uns 4 dias ?
    Obrigada!
    Sofia

  4. Boa tarde! Estou a usar pela 1ª vez a aplicação de envio dos boletins para o SEF.
    Segui todos os passos. Utilizei os dados de hospedes que ficaram no meu alojamento e que ainda não enviei para o SEF para ver se a aplicação funciona.
    Os dados aparecem no folha de calculo mas quando faço “clique para enviar ao SEF agora” nada acontece, ou seja as linhas não ficam verdes nem a coluna para o estado de envio fica preenchido.

  5. Boa noite
    também tive o mesmo problema. Quero deixar o meu agradecimento por ter desenvolvido esta ferramenta que tanto nos facilita a vida. E por continuar a melhorá-la…
    Obrigado

      1. Obrigado Bernardo, e no caso de ter mais que um hospede na casa, como faço? Envio o mesmo link para todos os hospedes? Segundo pesquisei é necessario que todos os hospedes fornecam os dados ao SEF, certo?

  6. Boa noite,

    Gosto muito da ferramenta, mas parece não estar a enviar os boletins automaticamente. Já actualizei o código do script mas, mesmo assim, não enviou os boletins do dia 8 de setembro e hoje é dia 9. Se clicar em “Enviar agora” são enviados e as linhas ficam verdes, mas precisava mesmo de ter a função automática a funcionar.

    Muito obrigada pela ajuda.

    1. Boa tarde Pedro, existiu uma alteração. Para poder ver os erros do Script peço-lhe que vá a Ferramentas -> Script Editor -> (no botao da spreadsheet dar instrucao para “Enviar ao SEF”) -> no Script Edtior fazer View -> Logs. Deverá ver um erro parecido com {“success”:false,”message”:”\”profile.pass\” must be a string”} – corrige-se formatando a célula onde está a Chave de Autenticação para texto (clique célula -> Format -> Text).

      Espero que possa ter ajudado.

      Obrigado,

  7. Boa tarde,

    desde alguns dias que a ferramenta deixou de funcionar ficando as linhas a vermelho.
    Quando acedo ao script tal como sugerido para substituir o código o google indica que o ficheiro já não existe.

    Podem ajudar?

    Cumprimentos,

    Bruno

    1. Bom dia Bruno, à partida deverá ter ter já o script certo. Para poder ver os erros do Script peço-lhe que vá a Ferramentas -> Script Editor -> (no botao da spreadsheet dar instrucao para “Enviar ao SEF”) -> no Script Edtior fazer View -> Logs. Deverá ver um erro parecido com {“success”:false,”message”:”\”profile.pass\” must be a string”} – corrige-se formatando a célula onde está a Chave de Autenticação para texto (clique célula -> Format -> Text).

      Espero que possa ter ajudado.

      Obrigado,

  8. Boa tarde,

    estou a ter problemas ao comunicar os boletins através desta ferramenta.
    Deste dia 12 de Setembro 2019 que as linhas ficam vermelhas mas os dados não são enviados (e não também não recebo o habitual email de confirmação ou de erro do SEF).
    Liguei ao SEF e eles dizem que do lado deles está tudo bem.

    1. Olá Manuel, para corrigir peço-lhe que veja os erros do Script em Ferramentas -> Script Editor -> (no botão da spreadsheet dar instrucao para “Enviar ao SEF”) -> no Script Edtior fazer View -> Logs. Deverá ver um erro parecido com {“success”:false,”message”:”\”profile.pass\” must be a string”} – corrige-se formatando a célula onde está a Chave de Autenticação para texto (clique célula -> Format -> Text).

      Espero que possa ter ajudado.

  9. Bom dia. Desde já agradeço à Homeit e à sua equipa a disponibilização gratuita desta ferramenta. Partilho do mesmo problema que muitos utilizadores. Desde o dia 14/09/2019 que não consigo enviar os dados dos hóspedes. As linhas ficam sempre vermelhas. Será que podem ajudar a solucionar este problema? Obrigado.

    1. Boa tarde Tiago, poderá ver o erro que aparece indo a Ferramentas -> Script Editor -> (vai abrir-se uma nova janela) -> View -> Logs. Depois, quando dá a ordem de envio no botão “Enviar ao SEF” deverá aparecer erros nestes Logs. Tipicamente, os erros estão relacionados com a formatação, tamanho do texto inserido em determinado campo de perfil ou um problema na autenticação.

  10. Boa noite Bernardo.
    Desde já obrigado por esta excelente ferramenta.
    Tive o mesmo problema dos colegas acima, mas não consigo formatar a celula.
    No boletim SEF aberto, abro em “perfil”, clico na celula em questão, clico em “formatar” ; “numero” ; “texto simples” e não corrige o problema.
    Se selecionar a celula e clicar botão rato lado direito o mais parecido é “formatação condicional”.
    Não vejo nada tão directo como celula ; format ; Text.
    Penso que o meu procedimento é que não está correcto.
    Pode-me ajudar?

    Melhores cumprimentos,

    Pedro

    1. Boa tarde Pedro, poderá ver o erro que aparece indo a Ferramentas -> Script Editor -> (vai abrir-se uma nova janela) -> View -> Logs. Depois, quando dá a ordem de envio no botão “Enviar ao SEF” deverá aparecer erros nestes Logs. Tipicamente, os erros estão relacionados com a formatação, tamanho do texto inserido em determinado campo de perfil ou um problema na autenticação.

  11. [19-09-18 12:38:52:019 PDT] {“success”:false,”message”:”\”profile.tel\” must be a string”}

    Apareceu este erro, como posso corrigir?

    1. Olá Sofia, o erro quer dizer que o campo “profile.tel”, ou seja, a célula onde tem escrito o seu número de telefone na folha “Perfil” deverá ser formatada para Texto. Para resolver, clique na célula em questão, vá à barra de ferramentas em “Format” -> seleccione “Text”.

      Espero que resolva.

      Obrigado,

  12. Bom dia
    No meu caso o erro era com o user.ID ” must be a string” e, possivelmente, teria a ver com a questão de que inicialmente só seria números mas como agora e em alguns países os Números de Identificação também têm letras, mudamos para texto. No entanto a tabela continuava no automático e assumia números. Formatei a coluna para Texto Simples e já funcionou.
    Gratos pelas respostas anteriores que nos permitiu chegar a esta conclusão e fica aqui o nosso contributo.
    Cumprimentos

  13. Bom dia!
    quando vejo no scrip o erro a informação que surge é:
    [19-09-19 04:22:47:629 PDT] {“success”:false,”message”:”\”profile.nomeAbr\” length must be less than or equal to 15 characters long”}

    Quando tento mudar a abreviatura do nome do alojamento na página Perfil surge o erro:
    [19-09-19 04:24:36:167 PDT] {“success”:false,”message”:”Não foi possível autenticar a Unidade Hoteleira”}

    Penso que terão de internamente me darem autorização para fazer esta alteração (no registo associado à chave de ativação).
    Obrigada pela ajuda

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